Cada año, miles de afiliados pierden el reconocimiento de su incapacidad por no transcribirla a tiempo. En Compensar, este trámite tiene requisitos precisos y plazos estrictos que deben cumplirse para asegurar el pago correspondiente.
Esta guía ofrece una explicación clara sobre cómo transcribir una incapacidad, cuáles documentos son obligatorios y qué errores deben evitarse.
En resumen
- La transcripción de incapacidades en Compensar es el procedimiento mediante el cual se valida y registra una incapacidad médica emitida por un profesional o entidad que no pertenece a la red de Compensar para que sea reconocida oficialmente por la EPS y proceda el pago correspondiente.
- Para transcribir una incapacidad en Compensar debe presentar el certificado médico original con datos completos del paciente, diagnóstico, fecha y firma del médico, junto con la historia clínica que sustente el diagnóstico y su documento de identidad, dentro de los 15 días calendario siguientes a la expedición si fue emitida fuera de la red de Compensar.
- Si es trabajador dependiente, el empleador es el responsable de radicar la incapacidad ante la EPS, mientras que los trabajadores independientes deben realizar este trámite directamente, ya sea presencialmente, a través de la página web o mediante la aplicación móvil de Compensar.
Requisitos para transcribir una incapacidad en Compensar
Antes de iniciar el proceso de transcripción, verifique que cuenta con los siguientes documentos:
- Certificado original de incapacidad expedido por el médico tratante
- Historia clínica que respalde el diagnóstico médico
- Documento de identidad del afiliado
- Formulario de solicitud de transcripción (disponible en las sedes o en línea)
El certificado de incapacidad debe contener información clara sobre el diagnóstico, fechas exactas de inicio y finalización de la incapacidad, datos del médico tratante con registro médico y su firma.
Proceso para transcribir una incapacidad en Compensar
Es importante tener en cuenta que la responsabilidad de radicar la incapacidad varía según el tipo de vinculación laboral:
- Para trabajadores dependientes: el empleador es el responsable de radicar la incapacidad ante la EPS
- Para trabajadores independientes: el afiliado debe realizar la radicación directamente
Existen tres métodos principales para realizar este trámite:
Transcripción presencial
Si prefiere hacer el trámite personalmente, siga estos pasos:
- Acuda a cualquier sede de atención de Compensar
- Solicite un turno para transcripción de incapacidades
- Presente todos los documentos requeridos
- El funcionario revisará la documentación y validará los requisitos
- Si todo está correcto, se procederá con la transcripción
Recuerde que si es trabajador dependiente, su empleador es quien debe realizar este trámite en su nombre.
Recuerde que para incapacidades emitidas por profesionales o entidades fuera de la red de Compensar, el plazo para su radicación es de 15 días calendario a partir de la fecha de expedición.
Transcripción virtual
Para mayor comodidad, puede realizar la transcripción a través de la página web oficial:
- Ingrese a la página web de Compensar
- Acceda a su cuenta con su documento y contraseña
- Busque la sección "Trámites y servicios" o "Salud"
- Seleccione la opción "Transcripción de incapacidades"
- Complete el formulario con la información requerida
- Adjunte los documentos escaneados (incapacidad original y historia clínica)
- Envíe la solicitud
Los trabajadores independientes pueden utilizar este método directamente, mientras que para los trabajadores dependientes, esta gestión debe ser realizada por el empleador.
Una vez enviada la solicitud, recibirá una confirmación y podrá hacer seguimiento al estado del trámite en la misma plataforma.
Transcripción por aplicación móvil
La aplicación de Compensar también permite realizar este trámite:
- Descargue la aplicación oficial de Compensar desde Google Play o App Store
- Inicie sesión con sus credenciales
- Busque la opción "Transcripción de incapacidades"
- Complete el formulario digital
- Tome fotos claras y legibles de los documentos requeridos
- Envíe la solicitud
La aplicación le notificará cuando su solicitud sea procesada. Al igual que con los otros métodos, recuerde que si es trabajador dependiente, esta gestión corresponde a su empleador.
Tiempos de respuesta
De acuerdo con la normativa vigente, los tiempos de respuesta son:
- La EPS dispone de hasta 15 días hábiles para revisar y autorizar las incapacidades desde la fecha de radicación
- Una vez autorizada la incapacidad, la EPS cuenta con 5 días hábiles adicionales para realizar el pago correspondiente
- En el caso de trámite presencial, la recepción de documentos puede ser inmediata, pero los tiempos de autorización y pago siguen el mismo plazo legal
En caso de que la solicitud sea rechazada, recibirá una notificación con los motivos del rechazo y las acciones correctivas necesarias.
Causas comunes de rechazo
Las solicitudes de transcripción pueden ser rechazadas por varios motivos:
- Documentación incompleta o ilegible
- Inconsistencias entre el diagnóstico y la historia clínica
- Ausencia de firma o registro médico en el certificado
- Fechas imprecisas o incompletas
- Presentación extemporánea (después de los 15 días calendario establecidos)
Si su solicitud es rechazada, revise cuidadosamente los motivos y corrija las inconsistencias antes de volver a presentarla.
Pago de incapacidades
Una vez transcrita la incapacidad, el pago se realiza de la siguiente manera:
- Los primeros dos días de incapacidad son asumidos por el empleador
- A partir del tercer día y hasta el día 90, el pago corresponde a la EPS y equivale al 66,67% del salario base de cotización
- Desde el día 91 hasta el día 180, la EPS reconoce el 50% del ingreso base de cotización
- A partir del día 181 y hasta el día 540 (en casos de prórrogas), el reconocimiento está a cargo del fondo de pensiones
Los pagos se procesan una vez autorizada la incapacidad, y la EPS dispone de 5 días hábiles para realizar el desembolso. El dinero se deposita en la cuenta bancaria registrada por el afiliado.
Seguimiento al trámite
Para verificar el estado de su solicitud de transcripción, puede:
- Consultar el estado en la página web de Compensar, sección "Consulta de trámites"
- Comunicarse con la línea de atención al cliente: (601) 307 7001
- Revisar las notificaciones en la aplicación móvil
- Acercarse a cualquier punto de atención con el número de radicado
El sistema le informará si la incapacidad fue aprobada, rechazada o si se requiere información adicional.
Recomendaciones adicionales
- Conserve siempre los documentos originales hasta que el proceso esté completamente finalizado
- Tome fotografías claras y legibles si realiza el trámite virtual
- Verifique que la incapacidad cumpla con todos los requisitos antes de iniciar el trámite
- Guarde siempre el número de radicado para hacer seguimiento
- Informe oportunamente a su empleador sobre la incapacidad
Recuerde que cada caso puede tener particularidades, por lo que ante cualquier duda específica, se recomienda consultar directamente con Compensar.
Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si la incapacidad fue emitida en otro país?
Las incapacidades expedidas en el extranjero requieren un proceso adicional de validación. Deben estar debidamente apostilladas y traducidas oficialmente al español si están en otro idioma. Compensar evaluará cada caso según las regulaciones vigentes.
¿Se pueden transcribir incapacidades retroactivas?
Sí, siempre que se realice dentro del tiempo establecido (15 días calendario después de la expedición para incapacidades emitidas fuera de la red de Compensar). Sin embargo, incapacidades con fechas muy anteriores pueden requerir justificación adicional y están sujetas a evaluación especial.
¿La transcripción tiene algún costo?
No, el trámite de transcripción de incapacidades no tiene costo para los afiliados a Compensar. Sin embargo, algunos documentos complementarios como copias de historias clínicas podrían tener tarifas en las instituciones que los expiden.
¿Qué sucede si pierdo el certificado original?
En caso de pérdida del certificado original, debe solicitar una copia certificada al médico o institución que lo expidió. Esta copia debe indicar claramente que es un duplicado del documento original.
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